Departamento de Soporte IT interno: ¿Es necesario?
Un departamento de Soporte IT es una pieza clave en cualquier negocio. Empresas de todos los tamaños requieren de la tecnología para llevar adelante sus operaciones diarias, atender la demanda de sus clientes, y agilizar la colaboración de los equipos de trabajo, por lo que contar con un departamento soporte técnico resulta indispensable.
Sin embargo, muchos gerentes se preguntan: ¿Mi PyME necesita un departamento de soporte IT interno? ¿Qué debo considerar para tomar una decisión informada al respecto? ¿Un equipo de IT externo es igualmente eficiente para resolver mis necesidades tecnológicas?
En este artículo te explicamos cuáles son las responsabilidades de un departamento de Soporte IT y te ayudamos a descubrir si tu compañía lo necesita.
¿Qué hace un departamento de Soporte IT?
Los equipos de Soporte IT son mayormente conocidos por encargarse de resolver problemas técnicos, tales como la reparación de equipos defectuosos, llevar adelante las actualizaciones de software y realizar copias de seguridad.
Sin embargo, las responsabilidades de un departamento de soporte IT son mucho más complejas que eso. Desde la configuración de los equipos y las redes empresariales, hasta el análisis de datos comerciales y la toma de decisiones sobre las inversiones en tecnología, el departamento de soporte IT tiene un impacto enorme sobre la empresa y sus clientes.
Las 5 principales responsabilidades de un departamento de Soporte IT
1. Brindar soporte técnico
El soporte técnico comprende todos las tareas que impliquen ayudar a clientes o al personal a resolver problemas de naturaleza técnica o tecnológica.
Los ejemplos más habituales incluyen: capacitar a los empleados en la utilización de un software nuevo, responder preguntas técnicas, configurar cuentas de usuario y restablecer contraseñas.
No obstante, las responsabilidades de soporte IT no se limitan sólo a tareas reactivas. Los equipos técnicos también realizan una gestión proactiva como analizar incidentes recurrentes, investigar causas de raíz y brindar soluciones a mediano y largo plazo.
2. Implementar y administrar la infraestructura IT
Una de las responsabilidades más importantes de los equipos de IT es la implementación y la gestión de la infraestructura tecnológica de la empresa. Al implementar una nueva infraestructura IT, el departamento de soporte IT debe considerar una serie de factores.
- Requisitos de hardware: ¿Qué hardware necesita la empresa para ejecutar sus operaciones? Esto incluye las computadoras, data centers, dispositivos móviles y enrutadores.
- Servicios de computación en la Nube: Los servicios de cloud computing permiten aprovechar los servicios informáticos de terceros.
- Tipo de software que necesita la empresa: Esta área incluye herramientas digitales para agilizar las operaciones diarias.
- Gestión de cambios de la infraestructura IT: Nadie quiere que un pequeño cambio de configuración provoque la caída de los sistemas, por lo que esas modificaciones se deben dar de manera programada y supervisada.
- Administración del sitio web empresarial: Esto implica la configuración inicial, así como el mantenimiento y la seguridad del sitio.
3. Definir estrategias de inversión en tecnología
La tecnología evoluciona constantemente, al igual que las necesidades de cada empresa. Un departamento de Soporte IT se encarga de evaluar las necesidades técnicas de la organización, así como las distintas opciones de inversión y sus costos.
Los equipos pueden fallar o volverse obsoletos, las licencias caducan y las renovaciones tecnológicas se vuelven cada vez más fundamentales para el crecimiento del negocio.
La infraestructura tecnológica de su empresa es un entorno dinámico que requiere una supervisión periódica, y una mejora progresiva. El departamento de soporte IT es quien cumple esa responsabilidad.
4. Mantener la seguridad IT
Las amenazas cibernéticas son cada vez más comunes y sofisticadas. Y las pequeñas y medianas empresas se transformaron en los últimos años en el blanco preferido de los cibercriminales.
Por esta razón, una de las responsabilidades más importantes de los equipos de IT es preservar la seguridad informática de la empresa, valiéndose no sólo de soluciones de software creados especialmente para esas funciones, sino también de estrategias de seguridad integrales.
En términos generales, la seguridad IT incluye aspectos como:
- La manera en cómo su organización detecta y evita las intrusiones de red y los ataques a su sitio web u otros sistemas críticos.
- De qué forma su organización mantiene segura su información crítica y cumple con todos los estándares de privacidad de la industria y normativas impuestas por los gobiernos.
- Planificación y ejecución de protocolos de seguridad, mitigación de riesgos, y recuperación ante desastres.
5. Ejecutar proyectos específicos de IT
Finalmente, el último elemento dentro de las responsabilidades de un equipo de soporte IT es la ejecución de proyectos de tecnología.
Ejemplos pueden ser el lanzamiento de un sitio web, la adquisición de equipos, o la creación de informes para expandir las capacidades tecnológicas de su negocio.
Este tipo de iniciativas normalmente se llevan adelante con el objetivo de lograr un beneficio comercial clave. Es importante aclarar que los proyectos de tecnología son iniciativas complejas, por lo que es necesario contar con expertos técnicos que los ejecuten de la manera más eficiente para obtener los resultados esperados.
Cómo determinar si su empresa necesita un departamento de Soporte IT interno
Es un hecho que hoy en día para ofrecer productos o servicios, mantener a sus equipos organizados y en constante comunicación, almacenar su información crítica o ejecutar sus operaciones diarias, las empresas necesitan de una infraestructura tecnológica adecuada.
En los últimos años, el avance de la tecnología transformó las operaciones comerciales, así como la cultura laboral de las organizaciones y las interacciones entre los equipos de trabajo.
En este contexto, la mayoría de las empresas requiere de un servicio de soporte IT que ayude a garantizar la continuidad de su actividad comercial. Ahora bien, el tipo de soporte que una empresa necesita depende de la escala de uso, la naturaleza del negocio y las necesidades particulares de cada caso.
En este sentido, es importante analizar la realidad diaria de la compañía y entender si contar con un equipo interno es fundamental para garantizar el funcionamiento de las operaciones o, si acaso un servicio de IT externo podría ser una alternativa más adecuada para la compañía.
Lo más importante aquí es que tu negocio pueda identificar sus necesidades de IT específicas y analizar las diferentes opciones de implementación que tengan sentido para tu presupuesto.
Una vez que logres definir y adecuar una estrategia de IT a las necesidades de tu compañía, vas a estar en una mejor condición para tomar la decisión de qué camino seguir.
Servicios de IT administrados, una alternativa atractiva para las PyMES
En la actualidad, muchas empresas recurren a proveedores de servicios de IT administrados (MSP, por sus siglas en inglés) para hacerse cargo de las responsabilidades de soporte técnico.
A continuación, te contamos cuáles son los beneficios de contratar equipos externos de soporte IT y por qué las pequeñas y medianas empresas recurren a esta alternativa.
Reducción de costos y mayor retorno de la inversión (ROI)
Una de las mayores ventajas de trabajar con un Soporte IT externo es la reducción del impacto en los costos. Un proveedor de servicios de IT administrados ofrece una gran flexibilidad y escalabilidad a un costo mucho menor que un departamento de soporte IT interno.
Desde costos de capital reducidos hasta gastos operativos más bajos, los servicios administrados representan un ahorro de dinero considerable para las pequeñas y medianas empresas. Como cliente, sólo pagás por los servicios que necesitás con la capacidad de escalar hacia arriba o hacia abajo cuando lo desees.
Seguridad y cumplimiento mejorados
Sin dudas, la seguridad es una de las principales preocupaciones de cualquier empresa. Por esta razón, trabajar con un MSP se presenta como una enorme ventaja dado que normalmente incluye servicios especializados de seguridad informática.
Un proveedor de servicios de IT externo cuenta con soluciones para proteger a las compañías de brechas de seguridad y amenazas avanzadas.
Al mismo tiempo, también cuentan con el conocimiento para ayudar a las empresas a cumplir con las políticas de seguridad y privacidad de datos.
Maximizar el tiempo de actividad
Cualquier empresa puede ser una víctima potencial de emergencias y desastres que afecten las operativas de negocio y la actividad comercial.
En este sentido, un equipo de Soporte IT externo puede ayudarte a evitar o mitigar el riesgo trabajando de manera proactiva para monitorear e identificar problemas potenciales antes de que ocurran.
Al mismo tiempo, pueden ayudarte a que tu equipo interno maximice su rendimiento y que tus sistemas sean más resistentes ante las amenazas de interrupciones.
Mayor independencia
Muchos gerentes suelen posponer proyectos y tareas importantes a fin de priorizar la solución de inconvenientes tecnológicos dentro de la compañía.
Contar con un equipo externo permite delegar las responsabilidades de IT y le brinda a las compañías una mayor independencia para enfocarse en la planificación estratégica, en lugar de dedicar tiempo a la resolución de problemas y la gestión de los equipos.
¿Necesitás asesoramiento para definir qué tipo de soporte IT es el más adecuado para tu empresa?
En CUBE contamos con servicios de asesoramiento especializado y consultoría IT para PyMES.
Podemos evaluar tus instalaciones tecnológicas y realizar un diagnóstico detallado de tu infraestructura tecnológica para identificar la solución de soporte IT que mejor se adapte a tus necesidades de negocio.
Nuestro equipo está formado por profesionales con años de experiencia en la industria IT y una amplia gama de conocimientos que les permiten planificar proyectos de tecnología, dimensionar soluciones, y estimar los costos, tiempos y recursos de forma precisa.
Si necesitás ayuda para definir qué tipo de departamento de soporte IT necesita tu empresa, nuestro servicio de Soporte IT y Consultoría es lo que estás buscando.
Ponte en contacto con nosotros
CAPEX vs OPEX: cuál es la mejor opción de inversión IT para tu negocio
La inversión en infraestructura y tecnología es fundamental para el desarrollo de cualquier negocio. A la hora de emprender un proyecto de inversión en IT existen dos grandes modelos a seguir: CAPEX y OPEX.
Para llevar adelante su operativa diaria, todas las compañías necesitan de una oficina, personal, mobiliario, equipos informáticos y licencias de software.
Tradicionalmente, las inversiones en IT eran consideradas gastos de capital (CAPEX). Sin embargo, con la transformación digital y la transición a plataformas en la nube, las empresas comenzaron a trasladar sus gastos de IT a gastos operativos (OPEX).
Si bien los conceptos de CAPEX y OPEX no son nuevos, la flexibilidad, accesibilidad y variedad que ofrecen los productos y servicios en la Nube, hacen que implementar las inversiones de IT como gastos operativos sea más fácil que nunca.
En este artículo te explicamos en qué consiste cada tipo de inversión y qué opción es la más conveniente para tu compañía.
¿Qué es CAPEX?
CAPEX es un acrónimo de la palabra “Capital Expenditures” que significa gastos de capital. Esta categoría engloba todas aquellas compras e inversiones en activos físicos que aumentan la capacidad productiva de una empresa y que pasan a formar parte de su propiedad.
Al mismo tiempo, CAPEX también incluye los gastos de mantenimiento destinados a expandir la vida útil de determinados bienes durables como centros de datos, servidores y equipos informáticos.
Desde un punto de vista fiscal, los gastos CAPEX no se contabilizan de inmediato como costos, sino que se amortizan a lo largo de varios años en función de su depreciación.
No obstante, es importante tener en cuenta que cuanto más dinero invierta una PyME en gastos de capital, menos flujo de efectivo tendrá para el resto de los gastos del negocio, lo que puede obstaculizar las operaciones a corto plazo.
¿Qué es OPEX?
Por su parte, OPEX hace referencia a Operational Expenditures, es decir, todos los gastos operativos de una compañía. En esta categoría se ubican los movimientos de efectivo sobre gastos recurrentes de productos y servicios, salarios de empleados, licencias de software y alquileres de instalaciones.
Cuando hablamos de OPEX, no hablamos de inversiones en bienes de capital, sino de gastos fijos de alquileres o suministros de consumo.
En términos generales, los gastos operativos son aquellos fondos que una empresa emplea para realizar sus actividades comerciales diarias. Los artículos más comunes en esta categoría son: productos de oficina, licencias de software, garantías y acuerdos anuales de servicio o mantenimiento.
El principal beneficio de los OPEX es que requieren grandes cantidades de dinero, lo que permite a las empresas ser más flexibles y ágiles a la hora de llevar adelante las transformaciones del negocio. Sin embargo, todo el dinero destinado a OPEX debe ser reportado en la columna del haber en el libro diario.
CAPEX vs OPEX: Qué opción es la más conveniente para invertir en IT
Las inversiones de IT no pueden ser ajenas a los rápidos cambios que se producen en las tecnologías de comunicación y los servicios de colaboración, almacenamiento y seguridad.
Hoy en día, las herramientas de software y las infraestructuras de hardware acaban por quedar obsoletas en muy poco tiempo, dado que son reemplazadas por alternativas mejores, más baratas o más eficientes.
En este contexto, muchas pequeñas y medianas empresas
optan por un modelo de inversión OPEX en lugar de CAPEX, dado que les permite incorporar tecnologías de última generación bajo demanda, en lugar de realizar grandes inversiones a largo plazo.
Las inversiones en infraestructura por parte de pequeñas y medianas empresas tienden hoy a realizarse mediante el modelo OPEX debido a que:
- Las inversiones en infraestructura IT tradicional es muy grande y costosa
- Es difícil definir las necesidades de infraestructura IT para el futuro con precisión.
- Las inversiones en IaaS son escalables. Es decir, que es posible aumentar la demanda de recursos según las necesidades de la compañía.
La rapidez de cambio del mundo tecnológico hace que el modelo CAPEX sea menos atractivo para las empresas que buscan realizar inversiones IT rápidas. Mientras que el OPEX se convierte en una opción que se adapta mucho mejor a este tipo de compañías.
Por otra parte, cuando las empresas llevan su infraestructura a la nube, se reducen los gastos tiempo y espacio para adoptar el hardware y software necesario.
Ventajas y desventajas de CAPEX y OPEX
Existen ventajas y desventajas en la adopción de infraestructura tecnológica como inversión de CAPEX y OPEX. Estos son principales elementos que deberías considerar:
- Proceso de aprobación: los activos de CAPEX pueden tardar más tiempo en aprobarse, mientras que los de OPEX usualmente son aprobados con mayor rapidez.
- Desembolso de efectivo: para un gasto de capital, todo el dinero debe pagarse por adelantado, mientras que los gastos de OPEX permite pagar a lo largo del tiempo, de forma mensual o trimestral.
- Elementos de apoyo: la adquisición de hardware como CAPEX también puede requerir la compra de otros artículos, incluidos suministros de energía, mantenimiento y garantías. El mismo artículo como gasto de OPEX normalmente incluye todos los artículos de infraestructura que acompañan al hardware, lo que le permite pagar todo dentro de un solo paquete.
- Escala de crecimiento: la compra de un artículo de capital requiere de una proyección a futuro. Un equipo, por ejemplo, se puede comprar con la intención de reemplazarlo o actualizarlo cada tres años. Eso significa que cuando compre ese equipo, tendrá que comprarlo con todas las capacidades que cree que necesitará durante los próximos tres años. Las inversiones de OPEX, permiten contratar capacidades adicionales según sea necesario y ejecutar capacidades más bajas cuando haga falta, reduciendo costos.
- Control sobre los activos: Cuando se realiza una inversión CAPEX, la empresa se convierte en propietaria del capital y tiene control total sobre su uso, ubicación y disposición. Cuando se adquiere un servidor como un elemento de gasto operativo en la nube, depende del hardware, el software y el mantenimiento que proporciona el proveedor de ese servicio. Es posible que tenga problemas si su proveedor de nube tiene una interrupción, no tiene la capacidad suficiente para satisfacer sus necesidades o no puede cumplir con sus acuerdos de nivel de servicio.
- Software como servicio: Hoy en día, las PYMES que optan por un modelo OPEX pueden elegir opciones de SaaS a cambio de suscripciones mensuales accesibles. De esta manera, las empresas sólo pagan por lo que utilizan, lo cual ayuda a optimizar el flujo de caja.
¿Inversión híbrida?
La buena noticia de la inversión en IT es que no es necesario elegir entre un modelo u otro de forma definitiva y unilateral.
A la hora de repensar la infraestructura tecnológica de la compañía, es posible asignar presupuestos para CAPEX y OPEX de forma independiente, teniendo en cuenta las necesidades del negocio y las proyecciones de crecimiento a futuro.
Decidirse por inversiones de CAPEX y OPEX depende de una amplia gama de variables, tales como:
- Política de gastos: La política de gastos de la empresa influye directamente sobre que modelo priorizar a la hora de invertir en IT. ¿Su empresa es más proclive a invertir en capital o en gastos operativos?
- Presupuesto para inversión: Qué capital dispone su empresa para invertir en IT. Esencialmente, ¿qué modelo se adapta mejor al presupuesto de su compañía?
- Objetivos de negocio: ¿Cuáles son tus objetivos de negocio actuales y de qué manera la tecnología influye en el cumplimiento de esas metas? No hay dos organizaciones que tengan las mismas necesidades y objetivos de IT.
- Proyección a futuro: ¿Cuál es la proyección de crecimiento de la empresa para los próximos diez años? Cuál es la capacidad de inversión actual y cuáles son las expectativas de expansión a mediano y largo plazo.
En este punto es muy importante hacer un análisis exhaustivo de los números y proyecciones para definir qué modelo de inversión se adapta mejor a la realidad de tu compañía.
En la actualidad, una enorme cantidad de empresas optan por un modelo híbrido de IT en el que se compran bienes de capital que se complementan con productos y servicios en la Nube.
¿Necesitás asesoramiento para invertir en IT?
A través de nuestro servicio de Diagnóstico IT para PYMES, en CUBE analizamos el estado actual de tus instalaciones tecnológicas para identificar necesidades, limitaciones y oportunidades de mejora. Además, te ayudamos a descubrir qué soluciones informáticas se adaptan mejor a las capacidades físicas, humanas y económicas de tu organización.
Finalmente, diseñamos un plan de inversión contemplando el valor de tu infraestructura de IT actual, alternativas tecnológicas, el ROI de una actualización de hardware y software, y el ciclo de recambio tecnológico más adecuado para las necesidades de tu empresa.
Nuestro equipo está formado por profesionales con años de experiencia en la industria IT y una amplia gama de conocimientos que les permiten planificar proyectos de tecnología, interactuar con proveedores, dimensionar soluciones, y estimar los costos, tiempos y recursos de forma precisa.
Consultá por nuestro servicio de Diagnóstico IT para Pymes.
